Microsoft Office SharePoint Designer 2007, uma das ferramentas da Microsoft para ajudar na organização dos sites SharePoint. Hoje quero falar sobre uma das suas principais funções, projetar fluxos de trabalho. Um fluxo de trabalho é uma maneira natural de organizar e executar uma série de ações que correspondem a um processo de trabalho.
Com o Designer de Fluxo de Trabalho você pode criar regras que associam condições e ações em lista e bibliotecas do seu site SharePoint, qualquer alteração nelas gera ações no seu fluxo de trabalho.
Por exemplo, se na sua empresa você trabalha com relatórios financeiros, onde ele precisa ser revisado pela auxiliar administrativa e enviado em seguida para que a administradora, que utilizará este relatório para diversas outras atividades. Se a empresa armazenar esses relatórios em uma biblioteca de documentos no SharePoint, pode ser criado um fluxo de trabalho que envia um e-mail para a auxiliar administrativa avisando que um novo relatório foi adicionado no SharePoint, e cria uma tarefa na lista de tarefas para essa auxiliar. Quando ela terminar de revisar e marcar a tarefa com concluída, o fluxo de trabalho manda um e-mail para a administradora avisando que o relatório está pronto.
A eficiência e a produtividade da equipe melhoram porque o fluxo de trabalho dirige o processo, de tal forma que a equipe possa se concentrar em fazer o trabalho, em vez de gerenciar o fluxo de trabalho. Você pode imaginar um fluxo de trabalho como um fluxograma de ações com um início, um fim e um fluxo seqüencial do início ao fim.
Os módulos básicos de um fluxo de trabalho são: eventos, ações, condições e etapas. Um fluxo de trabalho consiste em uma ou mais etapas, e cada etapa consiste em ações e condições associadas. Cada fluxo de trabalho é iniciado por um evento.
Vamos falar um pouco sobre cada um deles, começando pelos eventos. Os eventos iniciam os fluxos de trabalho e existem exatamente três maneiras de começar iniciar um fluxo de trabalho:
• Quando um item é criado;
• Quando um item é alterado;
• Quando ele é iniciado manualmente.
É importante compreender que um fluxo de trabalho criado com o Office SharePoint Designer 2007 está sempre anexado a exatamente uma lista ou biblioteca em um site do SharePoint. Ao projetar um fluxo de trabalho, você escolhe a qual lista anexá-lo. Um evento nessa lista inicia o fluxo de trabalho.
Uma ação é a unidade de trabalho mais básica do fluxo de trabalho. Você pode incorporar várias ações ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo:
• Criar, copiar, alterar ou excluir itens de uma lista (inclusive documentos).
• Fazer check-in ou check-out de itens.
• Enviar uma mensagem de email.
• Criar uma tarefa para alguém na lista de Tarefas do site de sua equipe.
• Coletar dados de um participante ao qual possa ser feita referência posteriormente no fluxo de trabalho.
• Dar pausa ou interromper um fluxo de trabalho.
• Efetuar o log de informações do fluxo de trabalho em uma lista de Histórico a ser usada para repudiação ou depuração do fluxo de trabalho.
• Definir variáveis de fluxo de trabalho ou efetuar cálculos.
Um fluxo de trabalho pode ter uma quantidade ilimitada de ações e elas podem ser executadas pelo próprio fluxo de trabalho e também por algum participante desse fluxo de trabalho. Em resumo, você deve identificar todas as ações necessárias para o seu fluxo de trabalho e montar a seqüência correta usando o Designer de Fluxo de Trabalho.
Quando projetamos um fluxo de trabalho, podemos estabelecer condições que caso sejam verdadeiras o fluxo de trabalho executará uma ação específica, e caso sejam falsas o mesmo executará outra ação ou então não fará nada. Essas ações podem ser executadas ao mesmo tempo, ou uma atrás da outra. O Office SharePoint Designer 2007 fornece várias condições prontas e reutilizáveis para que você as incorpore em seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode especificar que o fluxo de trabalho execute as ações associadas apenas se um item:
• For criado ou modificado em um período de tempo específico.
• For criado ou modificado por uma pessoa específica.
• Tiver um campo de título que contém palavras-chave específicas.
• For um arquivo de um tipo específico ou tiver um tamanho de arquivo em um intervalo específico. (esta condição está disponível apenas quando o fluxo de trabalho está anexado a uma biblioteca de documentos.)
E você ainda pode criar condições personalizadas e condições avançadas, onde é possível utilizar uma quantidade ampla de parâmetros.
Um fluxo de trabalho é composto de uma ou mais etapas. Cada etapa pode conter um número qualquer de ações e condições associadas. Etapas permitem que você agrupe condições e ações de tal forma que um conjunto de regras (condições e ações) possa ser avaliado e executado antes de um segundo conjunto.
Você também pode usar etapas simplesmente como uma maneira de organizar seu fluxo de trabalho.
Formulários de fluxo de trabalho também podem ser adicionados, como esse formulário você pode coletar informações dos participantes do fluxo de trabalho em momentos predefinidos. Com o Office SharePoint Designer 2007, você pode criar dois tipos de formulários de fluxo de trabalho:
• Um formulário de inicialização coleta informações do participante do fluxo de trabalho quando ele inicia o fluxo de trabalho. Formulários de inicialização são exibidos aos usuários quando eles iniciam manualmente um fluxo de trabalho em um determinado item do SharePoint.
• Um formulário de tarefas personalizado permite que os participantes de um fluxo de trabalho interajam com tarefas na lista de Tarefas em um site do SharePoint. Com o Assistente de Tarefa Personalizada, você pode criar facilmente campos de formulário personalizados e adicioná-los a um formulário de tarefas personalizado.
A partir do momento que você criou todo seu fluxo de trabalho e ele já está associado a uma lista ou biblioteca, é possível verificar o status do fluxo de trabalho.
Por hora, termino essa simples explicação sobre uma das funções do Microsoft Office SharePoint Designer 2007, aos que achavam que o blog havia sido abandonado (risos) está ai mais uma postagem. E aguardem as próximas.
Fonte:
Introdução aos fluxos de trabalho - Office Online